3. Benutzereinstellungen

Doppelklicken Sie auf Ihren Benutzernamen im Hauptformular

Wenn sie einen Benutzer zum ersten Mal bei der Datenbank anmelden, so sollten sie diese Daten sofort ausfüllen:

 

 

Wenn sie Daten verändern, so ändert sich die Hintergrundfarbe des Fensters. Nachdem die Daten gespeichert sind, wird das Fenster wieder grau.

 

Wenn sie ihre eigenen Daten ändern, so wird das Programm anschliessend automatisch neu gestartet, damit sich die Änderungen in allen Fenstern von Agencyprof herumsprechen:

Wenn das  Programm auf diese Weise neu gestartet wird, werden die Fensterpositionen nicht gespeichert. Dazu mehr im nächsten Kapitel.

 

... Der Countdown bis zum Neustart,...

 


 

Verwaltung der Benutzergruppen:

 

 

 

 

Änderungen speichern

Neuen Benutzer oder Gruppe anlegen,

Benutzer oder Gruppe löschen,

Gruppenzugehörigkeiten mit den Pfeiltasten oder durch Doppelklick festlegen

 

 

 


 

Weitere Einstellungen (Lesen bei Bedarf):

 

Beim Klick auf   erweitert sich das Fenster nach unten:

Die Angaben hier sind zumeist vom Administrator auszufüllen.

Name oder IP-Nummer des Servers für ausgehende Mail.

Dokumentvorlagen des Benutzers

Alle Vorlagen stehen im Verzeichnis

Verzeichnis-in-dem-AgencyProf-installiert-ist\Name-der-Datenbank.rtf

Startseite des eingebauten Internetbrowsers

(Falls nicht beim Starten eine andere Adresse angegeben wird)

Voller Dateiname Ihrer Textverarbeitung. Diese muss RTF-Formate bearbeiten können.

In dieser Datei werden alle Änderungen, die sie an den Daten machen protokolliert. Nützlich, wenn sie mit einem Laptop unterwegs sind und die Daten später  in die Datenbank übernehmen wollen.

Angaben zu MySQL, falls Datenstrukturen geändert werden müssen. Support dringend empfohlen, tun sie nichts ohne Backup

Bildeditor

z. Zt. unbenutzt

In diese Datei schreibt AgencyProf eingehende Mail.

Dieser Mailclient wird gestartet falls erforderlich

Dateien zur Aktualisierung der Währungskurse werden in dem hier angegebenen Verzeichnis gesucht

Liste der Spammer, deren Mail beim Öffnen der Mailbox markiert wird. Eine Liste kann von einem Benutzer zum Anderen kopiert werden.

Mit Doppelklick auf einen Eintrag können sie die gesamte Domain in die schwarze Liste aufnehmen

Daten zum Haupt-Email-Postfach.

Agencyprof kann die Mails aus beliebig vielen POP3-Fächern abholen. Benachrichtigt über neue Mails werden sie nur für dieses Konto.

Speichert die Mailzugangsdaten unter einem Namen ab.

Der Name PDF-Server ist einem Konverter ins PDF-Format vorbehalten. (Linuxserver / Ghostscript / weiterer Support erforderlich)

Wenn sie nach Adressen / Kontakten suchen beginnt der Suchvorgang erst nach Ablauf der eingestellten Zeit, nach Druck der letzten Taste.

Beim Tippen mehrer Tasten muss nicht nach jedem Buchstaben gesucht werden, sondern erst nach vermutlichem Abschluss der Eingabe

..., der im Kalender angezeigt wird

z. Zt. ohne Funktion

z. Zt. ohne Funktion

Ob der Kalender grundsätzlich geöffnet werden soll, wenn sie einen Termin öffnen.

 

 

Noch mehr Userdaten

 

 

Hier können Benutzerdaten frei eingegeben werden.  Abhänging von ihrer Datenbankversion und dem Betriebsystem unter dem sie Arbeiten kann es vorkommen, dass sie die Schreibweise der Benutzereinstellung genau beachten müssen.

Die Bedeutung im einzelnen, ohne Anspruch auf Vollzähligkeit:

adresstypschutz

Ja/nein, Standard=nein

Erlaubt/verbietet das Löschen von Adressgruppen

backslashhandler

an/aus, Standard=an

an ersetzt \ durch \\ vor dem Speichern

aus ersetzt nichts.

Bitte probieren sie aus, ob ihre Datenbank diese Einstellung benötigt.

briefvorlage1, 2,3,...

Mehrere verschiedene Vorlagen bei der Brieferstellung benutzen.

DokumentenVerzeichnis1, 2, 3,...

Die vom Hauptformular aus zu öffnenden Verzeichnisse, / die Verzeichnisse des „Speichern unter ...“  Formulars.

Fontsize=8, 10 oder 12

Textgröße in einigen Formularen ist variabel.

Handbuch=http://www.agencyprof.de/manuals/

Adresse (oder Verzeichnis) an dem das Handbuch gespeichert ist

KurzeDateinamen=ja/nein

Ob grundsätzlich kurze Dateinamen anstelle der Langen benutzt werden sollen. Letztendlich nicht voll befriedigend auf Windows 95 – Rechnern

ProgmitAuftritt=ja/nein

Ausdruck aller Programme vom Projekt aus enthält auch die Auftrittsorte/Termine

Pspath=l:\tmp

Benötigte Pfadangabe für PDF-Konvertierungen

Vncserver=VollerDateiname

VNC-Fernwartungsunterstützung (weiterer Support erforderlich)

ProjektLeereTermineImmer

Gilt nur wenn der Termin für jeden Tag des Projekts angelegt werden soll Einzeltermine können immer angelegt werden.

nein: Erstellt leere Termine nur, wenn noch kein Termin an diesem Tag existiert.

ja: Ein Termin wird auf jeden Fall erstellt

ProjektKünstlerTermineImmer

Wie oben, mit Künsllerauftritten

ProjektOrchesterTermineImmer

Wie oben, mit Orchesterauftritten

AngebotProjektDatumPrüfen

ja (Standard): Wird in der Angebotsliste  ein Datum geändert, so wird die Änderung auch im Projekt durchgeführt. – Und umgekehrt.

nein: Eine Prüfung findet nicht statt.

meinzeichen

Initialen des Benutzers

Standarteinstellung: Initialen aus dem Benutzernamen

Mwst

Hier wird der, zur Zeit gültige, Mehr-wertsteuersatz eingetragen

AuftrittsMwst

Standard-MwSt-Satz, der für die Nettohonorare in Terminen gilt

Plzort-<land>

Die Textmarke PLZORT kann je nach Land anders ausgefüllt werden:

(standard:)  L P O: Land Postleitzahl Ort

L O, P: Land Ort Komma Postleitzahl

L O P< überzählige Leerzeichen am Anfang und Ende Entfernen

P O|L PLZ Ort <neue Zeile> Land

StandardAnrede

Nur bei Adressen, nicht bei Kontakten

StandardAbrede

Nur bei Adressen, nicht bei Kontakten

AdressenStandAutomatisch

(ja/nein,Standard=nein) Das Feld Stand in Adressen wird automatisch aktualisiert

adresshistorie

(ja/nein,Standard=nein) zusätzlich zum Datum wird der Benutzer eingetragen, der die Änderung durchgeführt hat

AgencyProf

Verzeichnis, in dem AgencyProf installiert ist.

Docdup

Wird ein Dokument nicht im AgencyProf-Verzeichnis gefunden, so wird der Dokumentenname neu zusammengebaut: ducdup + Dokumentenname ab dem (Länge von Docdup)+1. Zeichen.

Beispiel: AgencyProf=L:\AgencyProf ...

Docdup=c

Neuer Name=C:\AgencyProf...

Anreden

Mit der Benutzereinstellung Anreden=<Benutzername> können sie je Benutzer einstellen wessen Anreden benutzt werden. Fehlt diese Einstellung, werden die eigenen Anreden benutzt.

 

Die Einstellung Anreden=system führt dazu, daß nur die allgemeinen Anreden benutzt

werden.

Dieselbe Einstellung beim Benutzer system führt dazu, daß ausschliesslich allgemeine Anreden gelesen und geschrieben werden.

anredekomma

Ja/nein, Standard=nein

Der Anrede wird automatisch ein Komma angefügt, sofern keines vorhanden

abredekomma

Ja/nein, Standard=<Einstellung von anredekomma>

Der Abrede wird automatisch ein Komma angefügt, sofern keines vorhanden

anredetrennung

Die Textmarke „Anredename“ in setzt sich zusammen als [Firma][anredetrennung][Name].

[anredetrennung=| erzeugt eine neue Zeile.

dirtycolor

Hintergrundfarbe bei Änderungen:

Rotwert * 65536 + Grünwert * 256 + Blauwert

0<=wert<256

AdressgruppenMatch

0-4,5 oder 6 (sinnvoll 3-5 oder 0)

Standard=0

Bei der Auswahl von Adressen in Terminen werden nicht nur exakte Übereinstimmungen vorselektiert, sondern alle Adressgruppen, die in der Anzahl der angegebenen Zeichen übereinstimmen.

z.B.: 4

Listet die Gruppe orch ebenso wie Orchester.

UpdateServer

Name oder IP-Nummer des Servers für das Software-Update. Ist der Eintrag leer, wird Agencyprof nicht automatisch aktualisiert. Empfohlen: Diesen Eintrag nicht verwenden.

UpdateUser, UpdatePasswort

Empfohlen: Diese Einträge nicht verwenden.

VergangeneGeburtstage

VergangeneGeburtstage=n

Standard=10

setzt den Beginn der Geburtstagsliste um n Tage in die Vergangenheit

 

Autoupdate

Ja/nein, Standard=ja

Automatische Überprüfung auf aktuellere Programmversion im Internet und ggf. download der neuen Version.

Postfachergänzen

Postfachergänzen=Postfach regelt ob das Wort Postfach ergänzt wird, falls es nicht eingegeben wurde.

Postfachergänzen=Postf. ergänzt entsprechend Postf., falls es nicht eingegeben wurde.

Eine Standardeinstellung esistiert nicht. Fehlt die Einstellung wird nichts ergänzt.

adressenzeigejahreinsaisonwahl

Standard=4

Legt fest wie viele Jahre von der Saisonauswahl im Adressfenster abgedeckt werden. Z.B.: 3 Jahre vor und 3 Jahre zurück: adressenzeigejahreinsaisonwahl=6

Textmarkenverfolgen

Ja/nein, Standard=nein

Beim Erstellen von Dokumenten aus Terminen wird ein Formular geöffnet, das die gerade zu bearbeitende Textmarke anzeigt. Hilft beim Finden fehlerhafter Textmarken, die zu einem Programmabbruch führen können.

Amtsanholung

Standard=leer, wird jeder zu wählenden Telefonnummer vorangestellt

Hauptlager

Standardeintrag bei Warenein- oder ausgang. (Ziel bei Eingang, Quelle bei Ausgang).

popmailtimeout

Wartezeit (Standard=30) in Sekundeninnerhalb der ein Mailserverkommando abgeschlossen sein muss.

maxpopindex

maximale Anzahl (Standard=16000) der angezeigten Einträge in der Maileingangsliste

automailtest

ja/nein, Standard=ja testet regelmässig, ob neue Mails auf dem Maisterver sind und gibt ggf. Nachricht

Shapecolor

Bestimmt die Farbe der Gliederungsboxen in einigen Formularen

MeineWaehrung

Standard=€

Währungseinstellung zu Umrechnung von Honoraren in Listen.

AuftrittsdruckKontaktStart

AuftrittsdruckKontaktEnde

Ist in einem Termin die Kontaktperson einer Adresse (statt der Adresse) eingetragen, so wird die Textmarke <Adresse>__name mit dem Namen der Adresse gefolgt vom Namen der Kontaktperson gefüllt. Die Namen werden durch ", " getrennt. Wenn sie eine andere Trennung benutzen möchten stehen Ihnen die Benutzereinstellungen

AuftrittsdruckKontaktStart und AuftrittsdruckKontaktEnde zur Verfügung.

|=neue Zeile

Beispiel:

AuftrittsdruckKontaktStart=(Kontakt:

AuftrittsdruckKontaktEnde=)

ergibt:

Name der Institution (Kontakt: Name Kontakt)

 

AuftrittsdruckKontaktStart=|(Kontakt:

AuftrittsdruckKontaktEnde=)

ergibt:

Name der Institution

(Kontakt: Name Kontakt)

 

selectlimitlength

Standard=0 (kein Limit)

begrenzt (falls erforderlich) die Länge einer SELECT-Abfrage auf die angegebene Zahl von Zeichen. Dies geschieht durch Kürzung der Liste „suche nur“. Wird z.Zt. nur bei „suchen in Kontakten benutzt“. 

geodbserver

Standard=keiner,

zum Ausprobieren: www.agencyprof.de

sonst: IP-Nummer / Name ihres Servers.

Port 3306 muss im Firewall ggf geöffnet werden.

kontaktiert zur Adressvervollständigung die OpenGeoDB Datenbank. Für dauerhafte Benutzung der OpenGeoDB Datenbank sollten Sie eine Kopie auf Ihrem SQL-Server erstellen. Einen MySQL-Dump der GeoDB-Datenbank (gezippt z.Zt. < 1 MB für die Benutzung mit Agencyprof) erhalten sie von kk@agencyprof.de. Diese Version mag nicht immer der neueste Release sein.

OpenGeoDB  ist kein Bestandteil von Agencyprof. Um mehr über die Beschaffenheit und Möglichkeiten, Fehler und Einschränkungen und Datenverbesserung dieser Datenbank zu erfahren besuchen sie bitte

http://opengeodb.sourceforge.net.

Welche der Möglichkeiten in Agencyprof realisiert sind finden Sie unter Kapitel 6 – Adressen.

 

sendkeysbyevent

Ja/nein, Standardnein

Sollten Sie in ihrer Windows-Version Probleme beim Senden von Befehlen an Word feststellen, so versuchen sie diese Einstellung für eine alternative Tastenübertragung.

convert2doc

<Sendkey-Sequenz>/nein, Standard=nein

Wenn diese Variable gesetzt ist, werden nach Öffnen des Dokuments in Word die angegebenen Tasten an Word gesendet

z.B. Word 2000: %du%t{HOME}{Enter}{Enter}

(Datei speichern unter – Dateityp – erster Eintrag – Return – Return)

convertcolor

Farbe, die das Hauptformular annimmt so lange nicht alle Operationen der Konvertierung durchgeführt sind. (Möglicherweise müssen Sie die konvertierte Datei schließen, bevor Agencyprof die alte RTF-Datei löschen kann.)

Dekadenzeigen

Ja/nein, Standard=nein

Zeigt (der zeigt nicht) die Termine, die zum einem Projekt vom Typ Dekade gehören im Kalender.

dayvwteilung

Minuteneinteilung des Tageskalenders, Standard=30, wird im Tageskakender eingestellt.

arbeitsbeginn, arbeitsende

Regelt die fettgedruckten Einträge des Tageskalenders. Standard: 0800, 1800

Eingabe 4-stellig, z.B. 8:00 Uhr=0800, 14:40 Uhr=1440

termindauer

Standardterminlänge in Minuten, Standard=60

clamav

Nein, Pfad auf clamav-devel, Standard=leer

Benutzen Sie diese Einstellung nur wenn clamav nicht in c:\clamav-devel, d:\clamav-devel installiert ist, oder (=nein) wenn clamav installiert ist, aber nicht benutzt werden soll.

fb7050url

Seite im Intranet, die zum Wählen benutzt wird. In der Regel: http://fritz.box/cgi-bin/webcm

fb7050dialport

1,2,... Nebenstelle für die gewählt wird

fb7050pass

Passwort der Anlage, zum Eintragen können sie encrypt:passwort benutzen. Das Passwort wird dann verschlüsselt bevor es in der Datenbank gespeichert wird

fb7050dialer

Standard: Dokumentenverzeichnis_des_Benutzers\dialer.htm.

Vollständiger Name der Datei, in der die zur Anwahl nötigen Daten stehen. Achtung: diese Datei enthält das unverschlüsselte Anlagenpasswort. Sie wird beim Schließen des Wählfensters gelöscht. Um die Datei auf der lokalen Festplatte zu erstellen benutzen sie z.B. c:\dialer.htm.

fb7050dialprefix

z.B. *121# um IP-Telefonie mit dem ersten eingetragenen Provider zu verwenden

todo

normal/dringend, Standard=normal

normal: Blinkendes Ausrufungszeichen im Hauptformular bei fälligen Wiedervorlagen

dringend: Blinkendes Ausrufungszeichen im Hauptformular, Liste der Wiedervorlagen wird automatisch geöffnet.

zusatzinfos

normal/erweitert, Standard=normal

normal: Zusatzinfos zur Adresse werden nur im Adressformular angezeigt.

erweitert: Die Zusatzinfos werden zusätzlich in einem eigenen Formular angezeigt.

 

Legen Sie einen Benutzer mit der ID system an. Die Einstellungen (mehr Userdaten) dieses Benutzers gelten als Standard für Benutzer, bei denen diese jeweilige Einstellung nicht vorgenommen wurde.

z.B.: sprechen=l:\agencyprof\wav\de verweist auf einen Pfad in dem die Wave-Dateien zum Vorlesen von Telefonnummern abgelegt sind.

a)     Sie brauchen dies nun nicht mehr für einzelne Benutzer zu tun

b)     Einer ihrer Benutzer möchte die Ansagen in englisch, also speichern sie die entsprechenden Wavedateien in l:\agencyprof\wav\en und setzen in seinen Benutzerdaten sprechen=l:\agencyprof\wav\en

 

Außerdem stehen alle Benutzerdaten von system allen anderen Benutzern für Textmarken zur Verfügung. Haben sie manchmal zu ändernde Textzeilen in Ihren Texten, so benutzen sie z.B. wochenlosung=Bitte beachten sie unsere neue Angebotsliste