6a. Adressen und Kontakte, Adresskategorien

 

Alle Menus sind abschaltbar mit der Benutzereinstellung usemenu=nein

 

 

 

Neue Adresse anlegen

 

Wenn sie eine leere Datenbank haben, so legen sie zunächst eine Adresse an:

 

Sortiername als Name – Komma – Vorname eingeben

Der Name wird dann automatisch in der Adresse passend umgedreht.

Das Schlüsselzeichen hierfür ist das Komma. Verwenden sie ein Komma in Sortiernamen nur zu diesem Zweck.

Erstellt eine neue Adresse aus den Daten einer Kontaktperson, die ADR bezeichnete Schaltfläche erstellt eine Kontaktperson innerhalb der angezeigten Adresse aus einer anderen Adresse.

Adressen aus der Zwischenablage einfügen

Schließen sie das Adressfenster und öffnen sie es neu.

Kopieren sie die Zwischenablage in das Feld Name.

Klicken sie dann auf  

Die erste Zeile wird der Sortiername.

Die erste Zeile und alle folgenden bis zur Strasse werden in den Namen eingetragen.

Straße ist die erste Zeile, die mit einer Ziffer endet.

Nach der Strasse folgt der Ort. Alle Ziffern am Anfang des Ortes werden zur Postleitzahl.

Alle folgenden Zeilen werden nach Tel, Fax (Telefax=Fax), www, Email und @ durchsucht und den entsprechenden Feldern zugeordnet.

 

Adresse löschen

Um Daten gegen vorschnelles Löschen zu schützen ist eine  Sicherung eingebaut. Sie müssen erst den Haken am durchgestrichenen Papierkorb entfernen, damit der Löschknopf rechts daneben aktiviert wird.

GeoDB

wenn ein GeoDB-Server konfiguriert ist (siehe Kapitel 3 – Benutzereinstellungen), so können sie hier einen Haken setzen um dessen Daten zu benutzen.

Wenn sie in einem der Felder Land, PLZ oder Ort 2x <Esc> drücken, oder auf PLZ doppelklicken, So werden die Daten aus PLZ und Ort benutzt um Ihre Adresse zu testen und ggf zu verbessern. Bei nicht eindeutigen Anfragen erhalten sie eine Auswahlliste. Leider können   Postleitzahlen (noch?) nicht über die Strasse ermittelt werden. Ebensowenig Unterstützung gibt es für die Postleitzahlen von Postfächern. :-(

 Näheres über OpenGeoDB erfahren sie unter

http://opengeodb.sourceforge.net.

Versendet die Adresse (ggf. mit Namen des gewählten Kontaktes) als vCard-Attachment einer Mail Der Empfänger der Mail kann bei Verwendung eines geeigneten Mailclients (Mozilla, Outlook) die Adresse direkt in sein Adressbuch einlesen. Übermittelt werden neben Name und Adresse die Telefon- und Faxnummer. Ob die Handynummer übertragen wird bestimmt die Einstellung vcfohnehandy=ja/nein, default=ja.

Sie können Die Daten der Adresse in Form einer Reihe von SQL-Kommandos abspeichern und per Email versenden. Falls auch der Empfänger Agencyprof benutzt, kann die Adresse dort automatisch in die Datenbank eingelesen werden.

Daten zur Adresse / Institution

Blaue Feldbeschriftungen führen zu weiteren Aktionen

Tel, Handy

Wählt die Telefonnummer unter Verwendung des Windows Telefon–API

Versucht alle anwählbaren Telefonnummern in Adresse, Hinweisfeld, Kontakten und Hintergrunddaten zu ermitteln und stellt ein Fenster zur Direktanwahl mit Windows-Telefon-API zur Verfügung.

Felder in Hintergrunddaten müssen Tel- (grosses T, kleines el, Bindestrich) enthalten.

Zeilen im Hinweisfeld müssen Tel: oder Tel- enthalten.

Vermeiden sie Leerzeilen in Hinweisfeldern

oder lassen sie die letzte Zeile nicht leer.

Fax

Erstellt ein Fax

Erstellt eine E-Mail

www

Ruft die angegebene Internetseite auf

Ort

Verändert die Reihenfolge von Land, PLZ, Ort der Textmarke PLZORT (siehe Benutzereinstellungen)

 

Vervollständigen oder ändern sie hier die Adressdaten nach Bedarf

Der Speicherbutton für die Adresse wird aktiviert, sobald sie Daten in der Adresse ändern. Zugleich ändert sich die Formularfarbe. Gleiches wird später mit der Speichern-Schaltfläche für Kontakte geschehen.

Sobald sie auf die Schaltfläche klicken, wird der Button wieder deaktiviert und die Hintergrundfarbe ändert sich zurück.

Wenn Sie ein Formular schliessen ohne vorher zu speichern, werden sie gefragt ob sie die Daten speichern wollen. Ist ihre Antwort nein, so bleiben die alten Daten erhalten.

Daten zu den Kontaktpersonen „dieser“ Adressse

Oben Mitte: Liste der Kontakte

Neue Kontaktperson anlegen

Kontaktperson löschen

Tel, Handy

Wählt die Telefonnummer (Windows Telefon–API)

Fax

Erstellt ein Fax

Erstellt eine E-Mail

www

Ruft die angegebene Internetseite auf

Deselektiert die gewählte Kontaktperson

 

Anreden/Schlussformel werden pro Benutzer gespeichert

Liste der Adresskategorien zu denen diese Adresse oder der gewählte Kontakt gehört

*            In eine weitere Kategorie aufnehmen

 Aus der gewählten Kategorie entfernen

 

Klicken sie auf + um die Adressgruppenliste zu öffnen.

Aus der Liste der bereits vorhandenen Adresstypen und Beziehungen wählen sie den Gewünschten durch Doppelklick aus. Der Typ wird in der Adresse eingetragen, während dieses Fenster geöffnet bleibt, bis sie es schliessen. (Auch seine Position wird dabei gespeichert)

Der Adresstyp "Warenlager" - für den keine Hintergrunddaten eingetragen werden können - ist der Warenwirtschaftserweiterung vorbehalten und sollte nicht benutzt werden. In den Zusatzfeldern werden für diesen

Adresstyp die Warenbestände aufgelistet.

Adressen oder Kontaktpersonen, die keiner Kategorie angehören können nicht in der „Suche in Kontakten“ gefunden werden.

 

Ist eine Adressgruppe, die sie benötigen nicht vorhanden, seo erstellen sie diese

Wenn sie einen Eintrag markieren und auf löschen klicken wird der markierte Eintrag aus der Liste gelöscht.

Dennoch bleiben alle Adressen entsprechend markiert.

 

 

Wenn Sie eine Adresskategorie anklicken erweitert sich das Adressfenster nach rechts. Dort sind Informationen zur Adresse, die sie nicht ständig benötigen.

Im unteren Drittel erscheinen die konfigurierbaren Hintergrunddaten je nach Adresskategorie. Durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag können sie dort Daten eingeben.

z.B. ihre Kundennummer beim Adresstypen Lieferant.

Um die bestehende Konfiguration zu ändern, wenden sie sich an ihren Systemadministrator.

 

In den oberen beiden Dritteln eine Liste mit Terminen, in denen diese Adresse vorkommt. Diese Liste ist filterbar durch die links oben gelisteten Terminkategorien und den eingestellten Zeitraum. Die eingestellte Selektion wird gespeichert und beim Öffnen, bzw. beim Klick aug Go! Ausgeführt.

Kann eine einfache Liste aus den selektierten Daten erstellen

Ändert das Aussehen der angezeigten Liste drastisch:

(auch diese Einstellung wird gespeichert)

 

Die Termine lassen sich jeweils durch Doppelklick öffnen.

 

 

 

Verschiedene Dokumente erstellen

Erstellt ein Fax

Erstellt einen Brief in der eingestellten Vorlage.

Mit Hilfe des kleinen DropDownButtons rechts:

 

erhalten sie die Liste alternativer Briefvorlagen, die natürlich nicht auf Briefe begrenzt ist, sondern womit sich jedes Dokument einrichten lässt, das auf Adressdaten beruht.

(siehe auch Benutzerkonfiguration) Die eingestellte Vorlage bleibt eingestellt bis sie das Fenster schliessen. Beim Wiederöffnen ist wieder ihre Standardvorlage eingestellt.

Erstellt ein Memo, was natürlich auch über eine alternative Briefvorlage möglich wäre

Erzeugt eine Wiedervorlage der Adresse (siehe Wiedervorlagen)

Setzen sie einen Haken beim Medienpfad, so wird Die neue Datei (das Dokument) nicht im Verzeichnis „Ihrer Dokumente“ (Verzeichnis-in-dem-AgencyProf-installiert-ist\docs.Name-der-Datenbank), sondern im Verzeichnis dieser Adresse gespeichert. Dieses Verzeichnis nennen wir Medienverzeichnis. Es befindet sich im Verzeichnis-in-dem-AgencyProf-installiert-ist\Medien.Name-der-Datenbank\Sortiername-der-Adresse

 

Wenn sie eine dieser Aktionen beginnen, erhalten sie ein Fenster, in dem der

Dateiname der neuen Datei (des Dokumentes) erscheint und geändert werden kann:

Abbruch erstellt sie kein Dokument.

Ok, speichern erstellt das Dokument mit dem eingestellten Dateinamen.

Die Schaltfläche temp.rtf trägt als Dateinamen temp.rtf ein – für den Fall, dass sie das Dokument nicht dauerhaft speichern wollen.

In Vorschlag steht der volle Dateiname, der in den Feldern darunter in Verzeichnis und Dateiname aufgespalten ist.

 

(

Verzeichnis-in-dem-Agencyprof_installiert-ist = L:\agencyprof,

der Datenbankname ist SQLAgent-KK,

die Datei wird im Dokumentenverzeichnis des Benutzers l110ct erstellt.

Es ist der 28.6. und das 2. Dokument des Tages.

)

 

Wenn sie den Dateinamen ändern möchten um die Datei auch ohne die Kontakthistorie zu benutzen, tun sie dies am besten in der Zeile Datei: .rtf brauchen sie nicht einzugeben, es wird automatisch angehängt, wenn sie es nicht tun.

Die Zeile Verzeichnis ist eine DropDownListe mit konfigurierbaren voreingestellten (also leicht erreichbaren (siehe Hauptformular und Benutzereinstellungen), ) Verzeichnissen:

 

Als nächstes (falls sie sich nicht für Abbruch sntschieden haben) werden sie aufgefordert einen Betreff für dieses Dokument einzugeben:

 

Damit der Betreff auch gleich im Dokument erscheint und nicht doppelt eingegeben muss sollte in der benutzten Vorlage natürlich die Textmarke „Betreff“ vorhanden sein.

 

Das Dokument wird nun erstellt, in der Kontakthistorie vermerkt und mit der von Ihnen in den Benutzerdaten eingestellten Textverarbeitung geöffnet.

 

Verschiedene weitere Infos / Aktionen zu Adressen

Ruft die Kontakthistorie zu dieser Adresse bzw. der ausgewählten Kontaktperson auf

Erweitert das Formular nach rechts

Erweitert das Formular nach unten: Medienverzeichnis

Öffnet das Medienverzeichnis der Adresse im Explorer.

(medien.Name-der-Datenbank)...

 

 

Falls sich im Medienverzeichnis darstellbare Bilder befinden, werden sie links dargestellt. Klick auf die Schaltfläche jeweils darunter lässt sie das Bild vergrössert sehen. Die Schaltflächen darüber navigiern in der Bilderliste.

Vermeiden sie es grosse Bilddateien direkt im Medienverzeichnis zu speichern, da sonst der Lesevorgang hier zu lange dauert.

Die Liste rechts daneben enthält das Inhaltsverzeichnis der dortigen Dateien.

(Bühnen- und Saalpläne siehe dort)

 

 

 

 

6b. Kontakthistorie

Immer wenn sie mit Agencyprof ein Dokument erstellen, wird dieser Vorgang in der Datenbank vermerkt. Deshalb werden sie auch bereits vom Programm nach dem Betreff gefragt.

 

 

Wird die Kontakthistorie ohne einen markierten Kontakt geöffnet, so erscheinen die Dokumente in der Liste allein chronologisch sortiert. Bei Auswahl einer Kontaktperson erhalten sie die zunächst die Dokumente an diesen Kontakt, die übrigen folgen darunter. Es werden die so viele Dokumente gesucht wie in Max. Treffer eingegeben (bei Auswahl eines Kontakts  jeweils max. Treffer).

Die Liste lässt sich durch Eingabe eines Suchwortes filtern. Eine Volltextsuche ist nicht möglich

Steht in der Spalte „Dokument“ ein Dateiname, so können sie das Dokument mit Doppelklick öffnen. Bei „no access“ ist das Dokument unter dem in der Historie gegebenen Namen nicht (mehr) auffindbar, also ist möglicherweise gelöscht, oder auf der lokalen Platte (oder in einem privaten Netzverzeichnis) des Benutzers gespeichert.

Sie können Einträge löschen, wenn sie die entsprechenden Zeilen markieren (ggf. STRG oder GROSSSCHREIBUNG zum markieren mehrer Zeilen benutzen)   und die Entfernen-Taste  [Entf] auf der Tastatur drücken.

 

Markiert alle Zeilen, deren Dokument den Status „no access“ haben

Legt ein markiertes Dokument in die Wiedervorlage

Wird die Kontakthistorie von der leeren Adresse aus geöffnet, so enthält sie alle Einträge chronologisch absteigend sortiert.

6c. Topics

Topics sind große Notizfelder in denen Text zu Themen für die geöffnete Adresse hinterlegt wird. Wenn das Thema den gleichen Namen hat wie ein Projekt wird das Projekt verlinkt und es werden Schaltflächen zugänglich um z.B. von einem Termin aus das zugehörige Thema zu öffnen. (Themen sind Projekten zugeordnet, nicht einem Termin. Die Schaltfläche in einem Termin öffnet das Thema des Projektes). Auch lassen sich weitere Adressen zu diesem Thema verlinken.