10. Termine und Kalkulationen, Kalender

 

Termine gibt es in verschiedenen Typen. Die Liste der Typen ist erweiter- und änderbar, was zur Zeit nicht näher dokumentiert ist. Die Einstellungen sind festgelegt in den Tabellen auftrittstypen und auftrittsfelder der Datenbank.

 

Termintyp

Abkürzung am Bildschirm

Orchesterauftritt

KONZ

Künstlerauftritt

KSTL

Orchesterprobe

OPRB

Künstlerprobe

KPRB

Termin

TERM

Bleistift

PENC

Hotelaufenthalt

HOTL

Tournee

TRNE

Reise

TRVL

frei

FREE

Urlaub

HOLI

Tourneetag

TTAG

Dienstleistung

SRVC

Verkauf

VERK

Schulung

SCHL

Geburtstag

GEB

Veranstaltung

VERAN

 

Zu jedem Termintyp gehört eine Reihe von Datenfeldern. Diese sind ebenso erweiter- und änderbar.

Die am 9. 2. 2004 gültige Liste de leeren Datenbank finden sie im Anhang. Diese kann von ihrer Konfiguration und von späteren Versionen abweichen.

 

Neue Termine werden im Kalender oder in den Projekten angelegt.

Wenn sie den Kalender öffnen, erhalten sie 2 Formulare. Bei beiden Fenstern wird neben der Bildschirmposition auch die Grösse des Fensters beim Schliessen gespeichert.

 

Kalenderkontrollfeld

Kalender

 

 

Das Kalenderkontrollfeld

 

... gibt an, an welchem Datum der Kalender geöffnet ist, und lässt sie navigieren.

Zum Monatsanfang gehen

Löscht alle Filter

Anzeige des Kalenders aktualisieren (z.B. nach Eingabe oder Änderung von Terminen).

Sie können den Umfang der angezeigten Daten festlegen:

 

ß Filter für Typ(en) der angezeigten Termine

 

 

ß Liste Filter für Benutzer-Adressgruppen

            (siehe Suchen von Adressen)

 

 

 

ß Filter für Adressen

 

Rechts oben im Kontrollfeld erscheint eine Liste der Termine des Tages, über dem sich der Mauszeiger befindet. Markiert ist der Termin der dem Mauszeiger am nächsten ist. Haben sie viele Termine an einem Tag, so kann die Liste zu lang sein um im Kalender in voller Länge angezeigt zu werden. Hier finden sie die Liste in voller Länge. Durch Doppelklick auf einen Eintrag öffnen sie den zugehörigen Termin.

Da sich die Liste beim Bewegen der Maus verändert müssen sie die linke Maustaste gedrückt halten, um sie mit der Maus zu erreichen. Beim Bewegen der Maus mit gedrückter linker Taste ändert sich die Liste nicht.

 

 


 

Der Kalender

 

Der Kalender ist eine 6-wöchige Übersicht. Das aktuelle Tagesdatum ist grün unterlegt.

Klicken sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag,                                                                                      öffnet sich ein Menü, mit dem sie Termine oder Projekte öffnen oder anlegen können.

 

 

Öffne Projekt

Das Projekt, das zu dem im Kalenderkontrollfeld markierten Termin gehört, wird geöffnet.

Öffne Termin

Der Termin, der im Kalenderkontrollfeld markiert ist, wird geöffnet.

Tageskalender

Öffnet die Tagesterminübersicht am gewählten Tag

Neues Projekt

Es wird ein Projekt angelegt, das am Tag der Mausposition beginnt.

Neuer Termin

Es wird ein Termin am Tag der Mausposition erstellt.

Neues ToDo

Es wird eine Wiedervorlage für den Tag an der der Mausposition erstellt.

 

Klicken sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag und erstellen sie einen Termin:

 

Es öffnet sich ein Termin vom Typ „Neuer Termin“, den sie zu einem Termintyp ihrer Wahl umbauen.

ß Ansichtsoptionen im

                        Tageskalender

ß Kalender oder             Tagesübersicht öffnen

ß ausklappbare Feldliste um

            ein bestimmtes Feld im

            Termin anzuspringen

Gleichbleibende Informationen für alle  Termintypen

Diese Zeile erscheint im Kalender, zusammen mit Ort.

Zugeordnetes Projekt

-1 = ohne Projekt

Doppelklick aus „TourneeplanID“ öffnet den zugehörigen Tourneeplan (Projekt).

Ort, Datum und Zeit

Typ des Auftritts

 

Auswahlfeld zur Einstellung der Termintyps.

Dieses Feld ist nur beim Typ „Neuer Auftritt“ vorhanden.

Status des Termins, wird farblich im Kalender gekennzeichnet.

Liste der Dokumentenvorlagen für diesen Termintyp

 

Holt Daten aus den Informationen des Projekts

Einstellungen (ändern) zur Benachrichtigung bei Datenänderung dieses Termins.

(mehrfache) Wiederholungen des Temins erstellen

Diesen Termin einmal kopieren und die Kopie öffnen

Hier werden die Zusatzinformationen je nach Termintyp angezeigt.

Für diesen Termintyp gibt es keine weiteren Informationen. Er dient nur als Platzhalter, bis sie den wirklichen Typ des Termins festlegen.

 

 

Kommandobereich

 

Ein Termin kann mehr Hintergrunddatenfelder enthalten als im Datenbereich angezeigt werden können. Die Daten werden dann seitenweise angezeigt.

Diese Schaltfläche bringt sie an den Anfang des Datenbereiches.

... eine Seite zurück,

... eine Seite vorwärts,

... an das Ende des Datenbereiches.

Öffnet das Fenster mit Finanzdetails für diesen Termin

Löscht diesen Termin

Legt fest (pro Benutzer), ob der Kalender beim Öffnen eines Termines auch  geöffnet werden soll. Falls ja: mit alle Daten, oder nur mit den Terminen für Beteiligte dieses Termins.

Stellt diesen Termin in die Wiedervorlage

 


Wenn sie nun den Typ des „Neuen Auftritts“ in „Termin“ ändern erhalten sie dieses Fenster:

 

bzw beim Auftrittstyp Orchesterauftritt:

 

Vom unterschiedlichen Erscheinungsbild der Detailinfos abgesehen fällt auf, dass für den Typ Termin keine Dokumentenvorlagen vorhanden sind, während im Orchesterauftritt einige existieren. Die Einträge bei ihnen können vom hier dargestellten abweichen.

 

Wenn sie in einem Auftritt eine Halle eintragen wird der Ort der Halle als Auftrittsort eingetragen, sofern sie ihn noch nicht eingetragen haben.

 

 

Ist ein Feldname in blau geschrieben, so können (und sollten) sie die Daten aus den vorhandenen Adressen auswählen indem sie doppelt auf den Feldnamen klicken. Es öffnet sich das Fenster für die erweiterte Suche, wo sie die gewünschte Adresse durch Doppelklick auswählen.

 

ß befindet sich unter einem Adressfeld das Kontaktfeld, so können sie auch direkt den Kontakt in der erweiterten Suche auswählen. Hier werden dann Veranstalter und Kontaktperson gleichzeitig eingetragen.

 

 

 

Befindet sich rechts neben dem Feld ein [?], so öffnet sich die eingetragene Adresse (bzw. das Programm).

Sind keine Daten eingetragen, so öffnet sich die erweiterte Suche, (so als hätten sie den Feldnamen doppelt angeklickt) und sie können eine Adresse wählen.

*honorar*

*preis*

*betrag*

Enthält ein Feldname diese Worte, so kann der Feldinhalt an eine Kalkulation gekoppelt werden.

 

Wenn sie auf diese Art ein paar Termine anlegen (benutzen sie dabei auch verschiedene Terminstati), so ergeben Kalendereinträge dieser Art:

 

Werfen sie auch einen Blick auf die Tooltips, die erscheinen, wenn sie die Maus auf einen der Einträge bewegen.

 


Listenfelder in Terminen

 

In einem Listenfeld können die noch unbenannten Spalten durch Linksklick in die Spaltenüberschrift umbenannt werden.

 

Wenn sie hierbei den Namen eines Feldes aus den entsprechenden Hintergrunddaten der Adressen eintragen, so werden beim Eintragen neuer Adressen hier die Daten des angegebenen Feldes übernommen. Durch Rechtsklick in eine solche Zelle können auch andere Werte eingegeben werden.

Durch Anklicken der Spaltenüberschrift „Name“ wird die Liste alphabetisch sortiert.

Inder Spalte ? können Sie die Reihenfolge der Einträge durch Ändern der Postionsnummer bestimmen.

Um einen Eintrag zu löschen, markieren sie die Zeile und drücken die <Entf>-Taste (Entfernen).

 

Die Tagesübersicht

 

In der Tagesübersicht werden alle Termine und ToDos angezeigt. Dabei werden die Anzeigeoptionen des Termins berücksichtigt, so dass nur Termine und ToDos für den gewählten Benutzer angezeigt werden. Erscheint hier ein Termin, der für sie uninteressant ist, so können sie mit Rechtsklick über ein Dropdownmenü diesen Termin dauerhaft ausblenden. Ebenso können sie hier neue Termine anlegen.

 

Auswahl des Benuntzers, dessen Kalender angezeigt werden soll. Wenn sie den Kalender eines anderen Benutzers anzeigen lassen, ändert sich die Hintergrundfarbe des Formulars und es erscheint ein Hinweis, dass es sich nicht um ihren Kalender handelt.

Durch anklicken eines Wochentages wird dieser im Tageskalender angezeigt.

ß Einen Tag vor oder zurück

 

ß Direktauswahl eines Datums (Doppelklick in                         das Feld öffnet einen Kalender

                        zur Tagwahl).

 

Dieses Eingabefeld legt fest wie viele Minuten für eine angezeigte Zeile benutzt werden.

Liste der Termine des Tages. Welche Einträge fett angezeigt werden wird durch die Benutzereinstellungen abeitsbeginn=, und arbeitsende= festgelegt.

Hier: arbeitsbeginn=0900 und arbeitsende=1700

 

ß Kalenderübersicht öffnen

 

ß Ansicht aktualisieren

Legt fest, ob der Tageskalender beim Programmstart automatisch geöffnet wird

Aktuelles Datum und Uhrzeit. Einfachklick setzt die Tagesübersicht also auf „heute“.

 

 

Kalkulationen in Terminen

 

 

Kalkulation oder Finanzdetails:

Die Finanzdetails zu Honorarfeldern werden von Kalkulationen zur Speicherung des Ergebnisses benutzt. Die Verwendung von Finanzdetails gleichzeitig mit den Kalkulationen ist für ein und dasselbe Feld eines Termins also nicht möglich, wegen des Funktionsumfanges von Kalkulationen aber auch nicht notwenig. Sie können die Finanzdetails eines Termins benutzen, wenn sie keine Daten in Kalkulationen für diesen Termin und dieses Feld speichern. Die Verwendung von Kalkulationen und Finanzdetails nebeneinander ist ansonsten auch innerhalb ein und desselben Termins möglich.

 

Das Kalkulationsformular

Wenn im Namen eines Termin-Feldes die Worte Honorar, Preis oder Betrag vorkommen, so lässt sich durch Doppelklick auf den Feldnamen ein Kalkulationsformular öffnen:

 

 

Das Ergebnis der Kalkulation wird oben links angezeigt. Es ist grundsätzlich der Wert der letzten Zeile. Dieser Wert wird beim Speichern in das Formular übertragen.

Währung oder andere Einheit, die dem Ergebnis angehängt und ebenfalls beim Speichern in das Formular übertragen wird

Der Feldname, über den der Wert einer Zeile in anderen Zeilen abfragt   oder in Dokumente übertragen werden kann.

Zahlenwert dieser Zeile, entweder durch Eingabe festgelegt oder durch Berechnung ermittelt.

Anweisung zur Ermittlung des Wertes dieser Zeile

Laden einer Kalkulationsvorlage

Fügt eine leere Zeile über der Markierten ein.

 

Neuberechnung durchführen.

(Nach Änderung von Werten wird automatisch neu berechnet)

Die angezeigte Kalkulation wird als Vorlage für alle Termine dieses Typs und gewählten Feldes gespeichert.

Speichern und das Ergebnis in das Formular übertragen.

 

 

Durch Einzelklick auf das erste Feld einer Zeile können Sie den Namen ändern.

Durch Doppelklick auf eine Zeile können sie einen Wert oder eine Rechenvorschrift eingeben:

 

Beginnt ihre Eingabe mit einem Gleichheitszeichen (=), so wird sie als Rechnvorschrift abgespeichert. Es kann nur eine Operation pro Zeile durchgeführt werden. Groß-/Kleinschreibung bei Variablen und Funktionen muss beachtet werden. Die Abarbeitung der Kalkulation beginnt in der ersten Zeile und endet sobald die Zeile mit dem Feldnamen des Termins erreicht wird. Das auf 2 Dezimalstellen gerundete Ergebnis wird oben links im Formular angezeigt.

Mögliche Eingaben sind Zahlen (, (Komma) als Dezimaltrennzeichen), Funktionsnamen oder Variablen. Als Variablen können sie die Feldnamen, sowie einige Konstrukte der Form Auftritthigru__<feldname> zur Ermittlung der Daten aus den zugehörigen Termin verwenden. Wurde der Name dort nicht gefunden werden die Benutzereinstellungen und anschließend (bei Misserfolg) die Benutzereinstellungen des Benutzers system durchsucht.

Sie sollten die Mehrwertsteuer hier nicht aus den Benutzereinstellungen benutzen, da diese sich ändern kann, was in alten Kalkulationen aber nicht geschehen sollte.

 

Als Funktionen sind bislang realisiert:

 

int(wert)          liefert die nächstliegende kleinere Ganzzahl Teil von Wert

int(3.5)=3, int(3.9)=3, int(-4.6)=-5

summe(von:bis) liefert die Summe der Werte zwischen den Zeilen von und bis.

                        für „von“ und „bis“ sind die Zeilennamen anzugeben.

Festwertzuweisung: =Zahl – Die angegebene Zahl wird in Wert eingetragen.

Funktion: fkt(Zahl/Variable) – Das Ergebnis der Funktion wird in Wert eingetragen.

Berechnung: Zahl/Variable +*-/ Zahl/Variable – Das Ergebnis wird in Wert abgelegt.

 


 

Beispiele:

 

Bezahlung auf Basis einer Stundengage in Höhe von 95 € Brutto:

Um z.B. das Bruttohonorar in ein Dokument einzufügen benutzen sie die Textmarke:

Fx__kalk__honorar__SummeBrutto

 

 

 

Eingabe des verhandelten Bruttohonorars, Abzug der Mehrwertsteuer und des 4,5%igen Beitrags zur KSK, Eintrag des Nettohonorars im Termin:

Um z.B. das Bruttohonorar in ein Dokument einzufügen, benutzen sie die Textmarke:

Fx__kalk__honorar__BRUTTO

 

Im Feld Honorar_Agentur des Termins soll die Bruttogage des Künstlers zzgl einer variablen prozentualen Spanne (hier 30%) gerundet auf 100 € erscheinen:

 

 

 

Orchestertermine:

Einfaches Beispiel zur Berechnung einer Orchestergage abhängig von der Anzahl der Mitspieler in 2 Honorargruppen:

 

 

Der Künstler erhalte dazu 20% der Orchestergage zzgl KSK-Beitrag gerundet auf 100 €

Um z.B. den €-Betrag für die KSK in ein Dokument einzufügen, benutzen sie die Textmarke:

Fx__kalk__honorar__zw6

 

 

Als VB für den Verkauf soll die Summe dieser Gagen mit einem Aufschlag von 20% ebenfalls gerundet auf 100 € erscheinen:

Um z.B. die Summe der Honorare in ein Dokument aufzunehmen, benutzen sie die Textmarke:

Fx__kalk__honorar_bez__zw1

 

 

 

Tabellenansichten von verborgenen Feldern

 

Sie verbergen Felder, indem sie mit dem Hintergrundeditor die Anzahl der Zeilen auf –1 setzen.

Erstellen sie einen neuen Auftritt vom Typ Veranstaltung

 

Nach Auswahl des Saales (wählen sie hier einen Bestuhlungsplan) werden die Namen der Preisgruppen sichtbar, Sitze und Preise unsichtbar übernommen:

 

 

 

 

Tabellenkalkulationen in Terminen

 

 

Es sei für den Typ Veranstaltung ein Feld Saalkosten eingerichtet mit dem Herkunftstyp Tabelle. Eine Kalkulationsvorlage für dieses Feld existiere noch nicht:

 

 

Durch Doppelklick auf „Saalkosten“, oder klick auf   öffnet sich eine leere Kalkulation:

 

Die letzte Zeile der Kalkulation legt das Ergebnis fest, das im Termin gespeichert wird. Klicken sie einmal auf das leere Feld in der Tabelle rechts neben Saalkosten

Und tippen sie „Ergebnis“:

, dann <Return>, und sie erhalten:

 

 

Schliessen sie das Formular und beantworten sie die Frage, ob gespeichert werden soll mit ja. Die Datenzeile im Termin sollte nun so aussehen:

 

Klicken sie nun auf das graue Spaltenüberschriftsfeld der mittleren Spalte und geben sie „Soll“ ein. Die Spalte rechts daneben beschriften sie mit „Ist“. Sobald sie ein Feld der äußerst rechten Spalte anklicken erhalten sie eine neue Tabellenspalte.

Die dritte und vierte Spaltenüberschrift lautet „Rest“ und „Bemerkung“.

 

Ebenso geben sie Beschriftungen für die Zeilen ein:

Hier erhalten sie jeweils eine neue Zeile wenn sie irgendwo in die vorletzte Zeile klicken. Sie können eine Zeile löschen, indem sie „delete“ als Zeilenbeschriftung eingeben.

 

Füllen Sie nun ebenso wie die Beschriftungsfelder die Zellen der ersten Datenzeile

Im Feld Rest soll nun die erste Rechnung erfolgen: Rest sei Soll – Ist.

Klicken sie auf das Feld, tippen sie „=“,

klicken sie auf die 7000, tippen sie „-„,

klicken sie auf die 3000 und drücken sie <Return>.

In der Zeile zu Eingabe sehen Sie (nach Anklicken des jeweiligen Feldes) entweder die Rechenformel oder einen fest eingegebenen Wert. In der Tabelle immer den Wert.

Nun denken wir uns noch eine Zeile für Reinigung aus.

Die Kosten für die Bestuhlung sollen nach dieser konstruierten Formel berechnet werden: 6,50 € je komplette hundert Stühle

Dazu müssen wir also zunächst die Anzahl der Sitze je Preisgruppe aus dem Termin abfragen, und sie anschließend zusammenaddieren.

Im Beispiel existieren nur 5 Gruppen, weshalb wir uns hier auch auf diese beschränken. Die korrekte Vorlage sollte später alle Preisgruppen des Termins enthalten. Daten aus dem Termin erhalten sie mit „=auftritthigru__<Feldname>“

=auftritthigru__PG1Sitze ermittelt den Inhalt von PG1Sitze und trägt diesen Wert ein.

Alle Eingaben in diese Felder werden beim Speichern in die Datenbank zurückgeschrieben, falls sie verändert wurden. Da alle Eingaben hier als Eingaben in die Datenbank interpretiert werden, ist es nicht möglich die Feldzuweisung zu ändern. Sie müssen das Feld mit =delete löschen und eine Zuweisung neu eingeben.

 

Hier wurde zusätzlich noch der Name der Preisgruppe mit =PgnName eingetragen,

n=1,2,3,4,5

Die Summe der Stühle erhalten wir mit der Funktion Spaltensumme:

=zeilensumme(vonfeld;bisfeld) entweder eingeben, oder

=zeilensumme( tippen, Anfangsfeld anklicken, ; (Semikolon) tippen, Endfeld anklicken, ) tippen, <Return> drücken. Anfangs- und Endfeld müssen natürlich in der selben Zeile liegen.

Unter der Summe der Stühle teilen wir deren Zahl durch 100 und eine weitere Zeile darunter ermitteln wir den ganzahligen Anteil mit der Funktion int(n).

 

Im Sollfeld für die Bestuhlung ergeben sich dann die Kosten aus „=6*[6,5]“

 

2 Felder über der (untersten) Ergebniszeile ermitteln wir die jeweiligen Spaltensummen so wie die Zeilensummen weiter oben.

Als Ergebnis sollen die Summen von „Soll“ und „Ist“ getrennt durch „/“ im

Termin eingetragen werden.

Die Funktion fix2(wert) liefert eine für Währungen geeignete Darstellung.

 

In der blauen Titelzeile des Fensters sehen sie die Zeile, die im Termin

eingetragen werden wird:

 

  lässt sie alle eingetragenen Formeln sehen.

Schliessen Sie dann das Formular und vergessen sie nicht zu speichern.

Die Saalkosten sollten nun im Termin stehen:

 

 

Wenn sie mit der Form des Ergebnisses und den Rechenwegen einverstanden sind können sie die Kalkulation als Vorlage für alle Saalkosten mit  abspeichern.

 

Nachdem sie sich so einige ihrer Kalkulationen an Terminfelder gebunden haben, können sie diese in anderen Kalkulationen dieses Termins verwenden.

 

Im Feld Bilanz sollen die darüberliegenden Daten verarbeitet werden.

 

Die dazugehörige Kalkulation lautet:

Neu ist hier die Funktion cut, die ein Feld aus einer Zeile herausschneiden kann:

Cut(zelle;[Trennungszeichen];Nummer des Feldes)

 

und sieht im Beispiel so aus:

 

 

Steuerfunktionen

 

delete

beschriften sie eine Zeilen oder Spalte mit delete, so wird sie gelöscht.

insert

beschriften sie eine Zeilen (Spalte) mit insert, so wird über (links von) ihr eine Zeile (Spalte) eingefügt.

 

 


 

Vorlagen und Vorlagen erstellen

 

Um eine Vorlage zu öffnen wählen sie eine der in der Drop-Down-Liste aus und klicken sie auf öffnen.

Nach dem Öffnen einer Kalkulation ist sie noch nicht im Termin gespeichert.

 

Mit dem Speichern-Button werden Datenbankänderungen und Kalkulation im Termin abgespeichert. Um diese Kalkulation als Vorlage für andere Termine dieses Typs abzuspeichern vergeben sie oben rechts einen Namen für die Vorlage und speichern die Kalkulation dann „als Vorlage“.