Anhang 2 Dokumentenvorlagen

Wenn sie Agencyprof installiert haben wie hier beschrieben:

http://www.agencyprof.de/how2everything/how2AP.html,

können sie Beispielvorlagen herunterladen:

http://www.agencyprof.de/download/update/example.rtf.zip

 

2.a Einzeldokumente

 

Die Vorlagen, aus denen die Dokumente erstellt werden sind Rich-Text-Dateien (*.RTF).

Das Verzeichnis in dem sich die Vorlagen einer Datenbank befinden ist Verzeichnis-in-dem-Agencyprof-installiert-ist\name-der-datenbank.rtf

Der Name der Vorlage lautet (mit Einschränkungen unten) wie sie wollen und es in den Benutzerdaten eintragen (Fax, Brief, Memo, alle weiteren Vorlagen zu Adressen).

Automatisch den Terminen zugeordnet werden Vorlagen, die so heißen wie der Auftrittstyp. Termin.rtf gehört also zum Auftrittstyp Termin, so wie orchesterauftritt.rtf zum Orchesterauftritt gehört. Da jedoch eine Vorlage pro Auftrittstyp nicht ausreicht, können sie beliebige weitere Vorlagen der Form Termintyp_eigenername.rtf einführen.

Siehe als Beispiel Künstlerauftritt_provision.rtf und Künstlerauftritt_vertrag.rtf, Künstlerauftritt_vertrag_engl.rtf

 

Zu einer Vorlage <name>.rtf kann es eine Datei <name>.rtf.ini geben. In dieser lässt sich nun der Standard-Speicherort auch in das Verzeichnis eines Beteiligten legen:

speichern_in=<Beteiligter>

 

Beispiel:

1. Künstlerverträge in Orchesterauftritten (Orchesterauftritt_Künstlervertrag.rtf)

sollen im Medienverzeichnis des Künstlers gespeichert werden.

Erstellen sie die Datei Orchesterauftritt_Künstlervertrag.rtf.ini und schreiben sie

speichern_in=Künstler

hinein.

 

2. Orchesterverträge in Orchesterauftritten (Orchesterauftritt_Orchestervertrag.rtf)

sollen im Medienverzeichnis des Orchesters gespeichert werden.

Erstellen sie die Datei Orchesterauftritt_Orchestervertrag.rtf.ini und schreiben sie

speichern_in=Orchester

hinein.

 

3. Veranstalterverträge in Künstlerauftritten (Künstlerauftritt_Veranstaltervertrag.rtf)

sollen im Medienverzeichnis des Veranstalters gespeichert werden.

Erstellen sie die Datei Künstlerauftritt_Veranstaltervertrag.rtf.ini und schreiben sie

speichern_in=Veranstalter

hinein.

 

In diesen Vorlagen sind Textmarken abgelegt, die dann durch die Daten ersetzt werden. Es gibt drei verschiedene Typen von Textmarken:

User

Abhängig vom Benutzernamen aus den Benutzerdaten:

user__name

Name

user__tel

Telefon

user__fax

Fax

user__email

Emailadresse

System

Abhängig von den Benutzerdaten des Benutzers system, oder von Umgebungsvariablen des Rechners:

system__datum

das aktuelle Tagesdatum

System__numdat

das aktuelle Tagesdatum in der Form JJMMDD

system__zeit

die Uhrzeit

system__mwst

die Mehrwertsteuer

System__RechNr

Eine fortlaufende Rechnungsnummer

 

Legen sie einen Benutzer „system“ an. Alle Userdaten dieses Benutzers bilden die Standardeinstellung der Benutzer, wenn diese nicht beim Benutzer definiert wurde.

Daten

Textmarken, die auf Daten beruhen tragen den Namen des Feldes

Siehe fax.rtf in den Demovorlagen.

Die Textmarke strasse enthält das Postfach, wenn ein Postfach mit zugehöriger Postleitzahl eingegeben wurde. PLZ enthält dann die Postleitzahl des Postfachs und PLZOrt wird ebenfalls mit der Postleitzahl des Postfachs gebildet.

 

Abgeleitete Daten in Terminen:

In Terminen wird nur der Sortiername einer Adresse gespeichert. Sie können auf die Daten der Adresse in der Form Feldname__Datenname zugreifen.

z.B. Veranstalter__Name, Veranstalter__Fax, ...

ebenfalls möglich: Veranstalter__name_tel_fax erzeugt Name komma Telefonnummer komma Faxnummer ( ist äquivalet zu: „veranstalter__name, veranstalter__tel, veranstalter__fax“)

wochentag = Mo, Di, Mi…  langwochentag = Montag, Dienstag, Mittw..

Sonderfall: plzort  Land, PLZ und Ort zusammengesetz anhand der System- oder Benutzervariablen PLZOrt-<Land> (siehe dort)

provisionaufbrutto_netto

provisionaufnetto_brutto

provisionaufbrutto_mwst

bruttohonabzglprovbrutto

Nettoprovision

Bruttoprovision

Mehrwertsteuer

Bruttohonorar abzüglich

            Bruttoprovision

Tricks

fx__inworten__honorar

Honorar in Worten

Fx__inworten__bruttohonorar

Honorar zzgl angeg.

MwSt

fx__xa__<adresse>__<Kategorie>__<Feld>

z.B.: fx__xa__Künstler__Künstler__Bankverbindung

liest die Bankverbindung aus der Kategorie Künstler eines Künstlers

fx__xa__Dirigent__Person__Geburtstag

liest den Geburtstag aus der Kategorie Person eines Dirigenten

fx__xa__<adresse>__<Kategorie>__<Feld>

obiges für die aufrufende Adresse im Auftrittsdruck

fx__xk__<adresse>__<feld_mit_kontakt>__<feld>

Ebenso für Kontaktdaten, falls die Kontaktperson in einem eigenen Feld steht (Es sind dann keine Hintergrunddaten verfügbar). Andernfalls wird die Textmarke als

fx__xk__<adresse>__<Kategorie>__<feld>, folglich mit Zugriff auf alle Hintergrunddaten interpretiert Für den Fall, dass in <adresse> kein kontakt, sondern eine Adresse steht wird automatisch fx__xa__... angenommen.

 

fx__plzort__<adresse>

Land-PLZ-Ort-Kombination für Feld ... (Künstler, Orchester, Veranstalter,...)

fx__man__<adresse>

Benutzer- (oder System)anrede für Feld ...

fx__mab__<adresse>

Benutzer- (oder System)abrede für Feld ...

fx__mkab__<adresse >__<kontaktname>

Benutzer- (oder System)anrede für Feld ...

fx__mkan__<adresse >__<kontaktname>

Benutzer- (oder System)anrede für Feld ...

fx__kalk__<FeldnameTermin>__<FeldnameKalkulation>

Benutzer- (oder System)anrede für Feld ...

fx__terminanzahl__<Termintyp>

Anzahl der Termine des gegebenen Typs im Projekt

 

Zugriff auf Hintergrund-daten von Adressen.

Da diese Textmarken lang werden können, muss der Feldname nicht ausgeschrieben werden, solange er nur eindeutig bleibt.

Zahlungsmodi

Verschiedene Zahlungsmodi als Auswahl erhält man indem man die Modi als Adressen anlegt und einer eigenen Kategorie zuweist.

Durch entsprechende Datendefinition der Hintergrunddaten erscheinen in der Auswahlbox des Termins die als Adressen angelegte Zahlungsmodi.

In diesen „Adressen“ sind Textmarken erlaubt.

 

Da z.B. der Name des Benutzers öfter als einmal in einer Vorlage auftauchen kann, die Textmarke jedoch eindeutig sein muss, darf noch eine Ziffer angehängt werden:

user__name = user__name1 = user__name2 = ... = user__name9

Dies ist nur für Textmarken vom Typ user und system gültig. Daher wird auch die Version:

MARKEn_user__name, bzw MARKEn_veranstalter__name,

oder auch kürzer:

Mn_user__name, bzw Mn_veranstalter__name, (kürzer)

erkannt, wobei n eine beliebige ganze Zahl sein darf.

 

Beim Erstellen der Textmarken ist es wichtig hinter den im Dokument geschriebenen Platzhalter ein Leerzeichen zu lassen, dieses darf beim zuweisen der Textmarken nicht mitmarkiert sein.

 

Besonderheiten und Hotfixes:

Die Schriftart innerhalb der Listen von Angebotslisten wird durch die Benutzer-  oder Systemeinstellung talistfont=... eingestellt.

z.B.:     talistfont=\f61             Times New Roman (Standard bei fehlender Einstellung)

            talistfont=\f44             Book Antiqua

 

 

2.a Projektdokumente (zusammengesetzt Listen)

 

Um sich eine Projektvorlage zu erstellen, z.B. als Tourneeübersicht, erstellen sie sich ein Dokument TOURNEE_tourverlauf.RTF. Gestalten sie sich anhand ihrer per-sönlichen Daten einen Briefkopf, machen sie über Textmarken Angaben zu Or-chester, Künstler, Dirigent, etc. zum Abschluss erstellen sie eine Textmarke auftritte__tourverlauf. Diese druckt alle erstellten Termine einer Tournee, die eine Vorlage Namens [auftrittstyp]__tourneeverlauf.rtf haben, in das erstellte Dokument. Durch die Texte Liste__startet__hier und Liste__endet__hier wird der darzustellende Inhalt begrenzt.

Nach jeder Änderung der Vorlage [auftrittstyp]__tourneeverlauf.rtf muss auch die Datei [auftrittstyp]__tourneeverlauf.txt gelöscht werden.

Der Rechner erstellt diese dann neu.

Benutzen sie eine Tabelle in [auftrittstyp]__tourneeverlauf.rtf , die im Ergebnisdokument zusammenhängen soll, so löschen sie das letzte „\pard“ in  der vom Rechner erstellten [auftrittstyp]__tourneeverlauf.txt. Im „aufrufenden Dokument benötigen sie in diesem Fall eine leere Tabellenzeile unter dem Listenaufruf.

 

 

2.c Sonderfälle

 

Adressname

Enthält in Briefen und Faxen den Namen der Adresse